Conoce los gastos deducibles más comunes para el autónomo

Gastos deduciblesAhorroFiscal

10 junio, 2019

La mejor forma de ahorrar en impuestos es que no se nos escapen gastos que se puedan considerar deducibles en el desarrollo de nuestra actividad.

Por supuesto, hay muchas especialidades en la deducibilidad de gastos: tantas como actividades. No van a tener el mismo tipo de gastos un programador que trabaja en casa que un músico, que hace giras por el mundo, claro. Pero sí existen gastos que suelen ser comunes a la mayoría de ellas.

Y ese es el objetivo de este artículo: relacionar los gastos más comunes. Para recordártelos, y que no se te escapen a la hora de hacer tu contabilidad.

Gastos deducibles más comunes

Para que un gasto sea fiscalmente deducible debe reunir las siguientes condiciones:

Que se trate de una operación real.
Se ha realizado para la consecución de ingresos.
Está debidamente registrado en el libro de gasto.
Se ha imputado en el ejercicio en el que se haya producido.
Que esté debidamente justificado, de forma prioritaria mediante la factura entregada por el empresario o profesional que haya realizado la correspondiente operación.

Compras de bienes

En este apartado incluiríamos todas las compras de bienes consumidas en el ejercicio en curso. Concretamente, algo que todo el mundo usa es el material de oficina.

Si tu actividad es de fabricación, deberías incluir las materias primas que necesites. En el caso de que te dediques al comercio, aquí incluirías las mercaderías para la reventa.

Inmovilizados (amortizaciones)

Los inmovilizados son un conjunto de elementos patrimoniales reflejados en el libro de bienes de inversión, que no están destinados a la venta y que los vas a usar en tu actividad más allá de un ejercicio económico. Los ejemplos más comunes, un ordenador (inmovilizado material) o una página web (inmovilizado intangible).

Puesto que estos bienes los vas a usar durante más de un año, tiene sentido que se vayan incluyendo como gasto poco a poco, y para eso existen unas tablas con porcentajes de amortización. Con un ejemplo te quedará más claro.

Imagina que adquieres un ordenador cuya base imponible asciende a 1.000 €. Puesto que el porcentaje de amortización de ese tipo de bienes es del 33%, si lo hubieras comprado el 1 de enero el gasto por amortización en ese ejercicio sería de 330 €.

Cotizaciones a la Seg. Social o Mutualidad profesional

Tanto las cuotas que abonas a la Seguridad Social por haberte dado de alta como autónomo, como las cuotas que abonas a tu Mutualidad profesional (abogados, médicos, ingenieros, arquitectos, etc.). En el caso de que uses la Mutualidad como régimen alternativo al RETA, son gastos deducibles.

Arrendamientos (locales o bienes muebles)

Lo más común son los gastos por alquiler de locales para el ejercicio de una actividad. También se consideran deducibles los alquileres de bienes muebles, como por ejemplo el alquiler de una fotocopiadora.

Gastos relacionados con los vehículos (totalmente/parcialmente afecto)

En este apartado se incluirían el combustible, las reparaciones necesarias, los gastos de mantenimiento (ITV), el seguro y los impuestos municipales (IVTM).

Pero es muy importante que sepas que todos estos gastos solo son deducibles íntegramente en IRPF para los autónomos que se dediquen a:

Actividades comerciales (agentes comerciales)
Las actividades de transporte de viajeros (taxistas)
Actividades de transporte de mercancías (transportistas, repartidores, mensajeros)
Las actividades de enseñanza de conductores (autoescuelas)

Para el resto de autónomos, la normativa no permite deducir nada de la base imponible de estos gastos. Pese a esto, sí permite deducir un 50% del IVA siempre que el autónomo pueda demostrar que tiene el vehículo parcialmente afecto a su actividad.

Honorarios de profesionales independientes

Aquí se incluyen los gastos de asesoría, abogados, economistas, registradores, notarios, etc. Todos los servicios que te hayan prestado relacionados con el ejercicio de tu actividad.

Suministros (si tienes un local afecto a la actividad)

Si usas un local para el ejercicio de tu actividad, todos los gastos de suministros relacionados con el local serán 100% deducibles.

Suministros (si usas una habitación de tu casa para el ejercicio de la actividad)

En los casos en que el autónomo afecte parcialmente su vivienda habitual al desarrollo de la actividad económica, los gastos de suministros de dicha vivienda, tales como agua, gas, electricidad, telefonía e Internet, tendrán la consideración de gasto deducible. Será el porcentaje resultante de aplicar el 30 por ciento a la proporción existente entre los metros cuadrados de la vivienda destinados a la actividad respecto a su superficie total, salvo que se pruebe un porcentaje superior o inferior.

Después de muchos años de incertidumbre sobre qué y cuánto se puede deducir un autónomo que trabaja en casa, ahora sabemos qué se pueden deducir. Aunque el resultado del importe a deducir tras aplicar los porcentajes es realmente pequeño. Con un ejemplo lo podrás comprobar:

Un informático que trabaja desde casa, tiene habilitada una habitación de 18 m2 para el ejercicio de su actividad, teniendo su casa una superficie de 90 m2. Por tanto, el porcentaje de superficie que destina a su actividad es del 20%. ¿Qué operación tendrá que realizar para saber qué puede deducirse de una factura de telefonía e Internet que asciende a 145,00 €?

145,00 € x 20% (porcentaje de m2) = 29,00 € x 30% (porcentaje establecido por la norma) = 8,70 €

NOTA IMPORTANTE: estas reglas de deducibilidad solo podrás usarlas para deducir una proporción de la base imponible del gasto, es decir, del IVA de la factura no podrás deducirte ninguna cantidad.

Si eres propietario de la vivienda en la que desarrollas la actividad también pagarás comunidad de propietarios, seguro de la vivienda e IBI. Pues en este caso podrás deducirte el porcentaje que represente la proporción existente entre los metros cuadrados de la vivienda destinados a la actividad respecto a su superficie total.

Gastos financieros (financiación de préstamos)

Si has usado financiación ajena para el desarrollo de tu proyecto, los intereses y comisiones que te cobre la entidad financiera también se consideran deducibles.

Primas de seguro (seguro de enfermedad)

La deducibilidad fiscal de las primas de seguro se circunscribe exclusivamente a seguros de enfermedad y sólo en la parte correspondiente a la cobertura de enfermedad o asistencia sanitaria. No pueden extenderse a seguros distintos, como es el seguro de accidentes, ni a otras coberturas. Se considera gasto deducible los pagos de seguro de enfermedad abonados por el titular, su cónyuge e hijos menores de 25 años, hasta el importe máximo de 500 € anuales por cada miembro.

Por otro lado, es posible que para el desarrollo de tu actividad necesites o te exija la normativa un seguro de responsabilidad civil. En este caso, este seguro también sería deducible.

Gastos de manutención del propio autónomo

Éste ha sido otro de los gastos controvertidos para la deducibilidad por parte de los autónomos, hasta que en 2018 la norma clarificó qué tipo de gasto e importes se podían considerar como deducibles.

Los requisitos que deben reunir esos gastos para que se consideren deducibles son:

Deben producirse en días laborales.
Han de producirse en establecimientos de restauración y hostelería.
Deben abonarse mediante cualquier medio electrónico de pago (tarjeta o transferencia).
Se debe conservar la factura, donde se indique el día, establecimiento e importe.
No pueden superar los límites cuantitativos establecidos reglamentariamente.
1. SIN PERNOCTA: 26,67 €/día (España); 48,08 €/día (Extranjero)
2. CON PERNOCTA: 53,34 €/día (España); 91,35 €/día (Extranjero)

Teléfono móvil

Para poder deducirte la factura de tu teléfono móvil, debes tener una línea telefónica específica para el desarrollo de tu actividad. En caso contrario, Hacienda no te permitirá que incluyas esa factura entre tus gastos.

Gastos relacionados con viajes

Si eres un profesional que debes desplazarte a menudo para visitar a tus clientes y tienes que soportar gastos de transporte y alojamiento, puedes relacionar dichos gastos a tu actividad. Eso sí, deberás seguir una serie de cautelas, ya que la administración es estricta para aceptarlos.

Lo importante es que puedas demostrar que dichos gastos están relacionados con tu actividad. Así, lo primero será recopilar pruebas para acreditar que dichos gastos son realmente tuyos. Es interesante que siempre que sea posible procures obtener una factura a tu nombre y si no es posible, guardes el tique y pagues siempre que puedas con tarjeta.

Además, para acreditar que realmente están relacionados con tu actividad te aconsejamos que sigas estas cautelas:

Si viajas en taxi. Pide al taxista que en su factura conste tu nombre, fecha, hora y el trayecto realizado para que se vea la finalidad del desplazamiento y que estaba relacionado con la actividad.
Si viajas en autobús, metro o tren. Tendrá que ser en horario laboral ya que Hacienda solo considera a los viajes relacionados en dichas horas como relacionados con la actividad. Podrás deducir los tiques y bonos de transporte en los que aparezca reflejada la fecha y la hora de uso y que estén en ese intervalo de tiempo.

Para finalizar te dejamos con la mejor solución a la hora de demostrar la deducibilidad de estos gastos. Si es posible, intenta que en las facturas que emitas a tus clientes, aparezcan desglosados tus honorarios y, aparte, los gastos de comida, estancia y transporte que hayas tenido que soportar por prestar el servicio facturado, en concepto de gastos incurridos por tu cuenta. Si lo haces así, Hacienda no pondrá en duda que dichos costes realmente están relacionados con tu actividad, ya que los habrás repercutido sobre tus clientes.

Trabajos subcontratados

Si parte de los trabajos que realizas como profesional tienes que subcontratarlos, porque tengas que cumplir plazos o hayas tenido una avalancha de clientes puntual, esos gastos en los que incurres también se considerarán deducibles.

Gastos de representación

Qué profesional no ha cerrado un negocio o contrato tras una comida con un cliente. Y además lo esperado es que seas tú quien invita. En estos casos podrás deducirte tanto la comida de él como la tuya, independientemente de la ubicación del restaurante, puesto que las atenciones a clientes son deducibles. Aún así, el gasto asumido deberá ser razonable y esporádico y te deberás asegurar también de que en las facturas o tiques conste que fueron varios los comensales.