¿Cómo facturar si trabajas con Upwork?

A pesar de que la plataforma está en inglés y todos los procesos, altas, contactos con clientes, aceptación de proyectos, etc., están habilitados en ese idioma, son muchos los hispanohablantes que la usan, aunque hay poca información en español sobre cómo gestionar tus obligaciones tributarias y contables si usas esta plataforma para la generación de ingresos.

En este artículo vamos a centrarnos en explicar cómo se deben emitir las facturas de ingresos y computar los gastos que se generan al trabajar con Upwork. Si estás interesado en conocer la forma de funcionar de Upwork, cómo darte de alta, cómo hacer que te acepten y consejos prácticos sobre cómo trabajar con la plataforma, puedes encontrar mucha información en internet (uno de los post sobre Upwork que más me ha gustado en mis indagaciones ha sido éste escrito por Isaac P.).

Para poder escribir este post hemos consultado en la página de Upwork los términos legales y de su servicio para poder comprender cómo plantean su negocio y la relación con sus clientes. Realmente son dos tipos de clientes, por un lado las empresas que solicitan trabajos (en adelante empresa) y por otro lado los freelancers que están dispuestos a desarrollarlos (en adelante freelancers).

¿Cómo funciona Upwork?

Primeramente, para poder determinar a quién debes facturar, por qué importe y cuándo, es necesario entender el sistema de trabajo que plantea Upwork a empresas y freelancers. Éste sería de forma resumida el proceso:

1. Ambos tipos de clientes, empresa y freelancers, crearán un perfil en Upwork.
2. La empresa presenta un proyecto para obtener propuestas por parte de los freelancers.
3. El freelancer, usando el buscador para encontrar oportunidades, localiza el proyecto subido por la empresa a Upwork y envía una propuesta.
4. La empresa valora todas las propuestas recibidas y selecciona a un freelancer para que realice el proyecto, realizando un contrato mediante la plataforma.
5. En ese momento Upwork se convierte en depositario del importe al que asciende el precio del proyecto, garantizando el futuro cobro por parte del freelancer.
6. Una vez que el proyecto está terminado se envía a la empresa para que lo valore. Si no hay ninguna objeción por parte de la empresa, Upwork transfiere el importe del precio del proyecto a la cuenta que el freelancer tiene en Upwork. 
7. La cuenta del freelancer en Upwork irá aumentando con cada proyecto que vaya terminando, pudiendo retirar esos fondos a través de distintos sistemas (los más usados: Paypal, Payoneer, depósito directo a una cuenta bancaria).

¿A quién debes facturar?

Una vez analizado el proceso de trabajo que plantea Upwork, llegamos a la conclusión de que Upwork no realiza un contrato de servicios con el freelancer para que desarrolle el proyecto de la empresa, sino que su posición es de puro intermediario (poniendo en contacto a empresas con ciertas necesidades y a freelancers con aptitudes para desarrollarlas) y de garantista del pago por el servicio realizado. Por tanto, la relación jurídica para el desarrollo del proyecto está integrada por dos partes, la empresa y el freelancer. Por este motivo el freelancer debe emitir una factura a nombre del cliente y no a nombre de Upwork.

Hemos comprobado que en la factura que puedes descargar de la plataforma de Upwork solo se reflejan algunos datos del cliente (nombre y país), pero no están todos los que deben incluirse en una factura para que sea legal según la normativa española, por lo que habría que preguntarle a la empresa el domicilio completo y el número de identificación fiscal asignado por su país.

¿Cuál sería el importe que debes reflejar en tu factura?

Aquí la cuestión es un poco más complicada, pero vamos a intentar explicar cada uno de los aspectos que debes tener en cuenta.

1. Los impuestos

Por lo que hemos comprobado en las facturas que descargas de la plataforma, no se refleja ningún tipo de impuesto relacionado con la normativa española, ni IVA ni IRPF. Es decir, que lo que cobras por el desarrollo del proyecto es el total de la factura una vez aplicados los impuestos, si los hubiera. Aquí se pueden dar muchas situaciones distintas, pues la aplicación de los impuestos depende tanto de las obligaciones tributarias del freelancer como de la nacionalidad de la empresa a la que le facturas.

Para intentar simplificar vamos a usar el perfil de freelancer más común, según nuestra experiencia, es decir, un freelancer que ejerce una actividad profesional, sometida a retención e IVA. Y vamos a plantear 3 situaciones distintas con un ejemplo en cada una de ellas.

SUPUESTO 1

EMPRESA: sociedad limitada española que paga por el proyecto 600$ *

Puesto que se está facturando a una empresa española, la factura del freelancer debe llevar el 21% de IVA y una retención del 15%, y al ser el total de factura 600$ éstos son los importes que se deberían reflejar en la factura:

(*) después explicaremos cómo realizamos el cambio de divisa a euros.

SUPUESTO 2

EMPRESA: sociedad alemana que paga por el proyecto 600$ *

Al tratarse de una operación con una empresa de un país intracomunitario es importante conocer si ambas partes, es decir, freelancer y empresa, están en ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios) o no. Para saber si la empresa a la que facturas está de alta en ROI (llamado censo VIES -VAT Information Exchange System- a nivel comunitario) puedes consultar este enlace.

Supuesto 2.1. Freelancer y empresa están en ROI (censo VIES)

En este caso el freelancer no debe aplicar IVA ni IRPF en su factura, pero sí debe presentar el modelo 349 donde se comunican las operaciones intracomunitarias.

Supuesto 2.2. Alguno de los reflejados en la factura (freelancer o empresa) no están de alta en ROI (censo VIES).

En este otro caso, se aplicaría IVA, pero no IRPF.

SUPUESTO 3

EMPRESA: sociedad norteamericana que paga por el proyecto 600$ . 

Al facturarle a una empresa de un país tercero (ni española ni comunitaria) no se deben reflejar en la factura ningún impuesto, ni IVA, ni IRPF.

2. La divisa

Tus facturas tienen que estar en euros, así que partiendo del importe del servicio en dólares, debes usar el tipo de cambio euro-dólar en la fecha de la factura para indicar todos los importes en euros. 

Te ponemos un ejemplo. Has recibido en tu cuenta de Upwork 600$ por la terminación de un proyecto el 02/09/2019. Puesto que el cambio dólar-euro ese día era 0,91 (hemos usado esta web para calcular el cambio), el importe que debes indicar en la factura debería ser 546€.

¿Qué fecha le pongo a la factura?

La norma establece que debes facturar una vez hayas prestado el servicio, y por tanto, debería ser la fecha en la que entregas el trabajo, pero conociendo el funcionamiento de Upwork donde no tendrás a tu disposición el dinero de tus servicios hasta que Upwork tenga la conformidad de la empresa. Consideramos más coherente fechar la factura con la misma fecha en la que recibes el pago y usar esa fecha para realizar el cambio de divisa.

¿Qué gastos me puedo deducir relacionados con Upwork?

1. Coste por comisiones

Los servicios que te presta Upwork tienen un coste por comisiones que será del 5, 10 o 20% de lo que factures a tus clientes, en función de la siguiente tabla:

Lo que significa que si mantienes más relaciones a largo plazo con tus clientes, pagarás menos comisiones.

A esta comisión Upwork le aplica el 21% de IVA si no estás de alta en ROI. Un IVA que podrás deducirte si dispones de la factura que lo justifique.

2. Coste por cuota de membresía

Mensualmente Upwork te cobrará una cuota por ser miembro y poder acceder a la búsqueda de proyectos a los que enviar propuestas. Esa cuota también se considera deducible. A esta cuota Upwork también le aplica el 21% de IVA si no estás de alta en ROI. Un IVA que podrás deducirte si dispones de la factura que lo justifique.

3. Comisión por retirada de dinero

De entre los sistemas de retirada de dinero, uno de los más empleados es el depósito directo a tu cuenta bancaria. Por el uso de este sistema Upwork te cobra una comisión de 0,99$, comisión que también puedes deducir.

Al igual que ocurre con los ingresos, los gastos que te cobra Upwork también los hace en dólares, por lo que, para poder incluirlos en tu libro de gastos deberás hacer el cambio a euros en la fecha en la que te los cobra Upwork.

Upwork abre la posibilidad a freelancers, que se inician en el autoempleo, a conseguir clientes y generar sus primeros ingresos, pero es muy importante no olvidar las implicaciones tributarias y contables que tiene para el autónomo español el uso de estas plataformas de intermediación digital.